歯科医院では、診療中の電話対応や休診日の問い合わせなど、受付業務の負担が課題になるケースがあります。
「診療中に何度も電話が鳴る」
「患者様対応中で電話に出られない」
「休診日の問い合わせに対応できない」
といった悩みは、多くの歯科医院で発生しています。
今回の記事では、歯科医院の業務効率化事例として、AIチャットボット「chabee®」の導入事例をご紹介します。
生成AIチャットボットを活用して受付業務の負担を軽減し、患者様対応へより集中できる環境づくりについて解説します。
Contents
歯科医院では診療時間外や休診日にも、患者様からさまざまな問い合わせが発生します。
例えば、
・診療時間を知りたい
・初診でも予約可能か確認したい
・駐車場の有無を知りたい
・急な痛みがあるが受診できるか確認したい
このような質問は、診療時間内であれば対応できますが、営業時間外や休診日は対応が難しくなります。
患者様によっては「後で電話しよう」と考える方もいますが、そのまま別の歯科医院を探してしまうケースもあります。
患者様の問い合わせ機会の損失、
そして新規の患者様の来院機会の損失も起こっていたと考えられます。
診療中は、医院内での患者様への対応が最優先になります。
しかし、実際には、電話への対応に時間がとられている状況がありました。
そして、毎日同じ内容の問い合わせも少なくありません。
「診療時間は何時までですか？」
「初診の予約は可能ですか？」
「保険証は必要ですか？」
「駐車場はありますか？」
「クレジットカードで支払いできますか？」
1件あたりは短時間でも、積み重なることで受付スタッフの負担は大きくなります。
歯科医院ではこうした電話での問い合わせ対応が日常業務の一部となり、受付業務全体の効率低下につながるケースもあります。
歯科医院では少人数で運営しているケースも多く、受付業務は1人で対応する場面も珍しくありません。
電話対応中に来院受付、会計、予約確認などが重なると、受付業務が一気に集中。
その結果、患者様をお待たせしてしまったり、スタッフの負担が増加したりするケースが出てきていました。
患者様対応中は、どうしても電話に出られない場面があります。
また営業時間外に問い合わせがあった場合、患者様との接点そのものを失う可能性もあります。
問い合わせに対応できなかったことで、予約機会の損失が生じている状況でした。
こうした課題を解決する方法のひとつとして、生成AIチャットボット「chabee®」を導入いただきました。
生成AIチャットボット「chabee®」では、
医院ごとの情報を学習させることで、Webサイト上のチャット欄で患者様からの質問に自動で回答が可能です。
まずは、医院のWebサイトや資料をアップロードして、医院に関する基本情報をchabee®に学習させました。
具体的には、以下のような内容を学習できます。
・診療時間
・アクセス情報
・初診案内
・予約方法
・診療内容
・費用に関する案内
・よくある質問
chabee®は、歯科医院ごとの情報を学習することで、学習した情報をもとに患者様からの質問に自動で回答できるようになります。
そして、患者様はWebサイト上のチャット欄から質問を入力すれば必要な情報をすぐ確認できるようになります。
▲Webサイトに表示されるチャットボットのイメージ
▲チャットでの会話中のイメージ
chabee®を導入した歯科医院では、もともと運用していた患者様向けLINEサービスに、チャットボットへのリンクを追加しています。
患者様はLINEからそのままAIチャットボットへアクセスできるため、
・診療時間の確認
・初診案内
・予約方法
・よくある質問
などを、自分のタイミングで確認できるようになります。
特に診療時間外や休診日でも疑問を解決しやすくなるため、患者様の利便性向上にもつながります。
また、電話での問い合わせ前に疑問を解消できるケースも増えるため、受付スタッフの負担軽減にもつながります。
▲公式LINEのメニューのイメージ
生成AIチャットボットをWebサイト上に表示させることで、患者様からのよくある質問に一次対応できるようになりました。
これまでスタッフが何度も説明していた内容を自動化することで、受付業務の負担軽減につながりました。
生成AIチャットボットは24時間対応が可能です。
夜間や休診日でも患者様が必要な情報を確認できるため、他医院への流出を防ぎ、問い合わせ機会の損失軽減にもつながります。
今回の医院様では、受付業務を1人で担当されていたため、
来院受付・会計・次回予約などの対面でのお客様対応時に電話での問い合わせが重なると、業務効率が悪くなるほか、患者様をお待たせしてしまう等のサービスの低下もみられました。
chabee®導入後は、簡単な内容の問い合わせがチャットボットに分散されることで、電話対応の負担が軽減されました。
その結果、受付スタッフが本来対応すべき患者様対応へ集中しやすくなったとのお声をいただいています。
AIチャットボットは人の代わりになるものではなく、人が対応するべき業務へ集中しやすい環境をつくるための仕組みです。
患者様とのコミュニケーションや診療サポートなど、人だからこそできる業務に時間を使いやすくなります。
「AI導入」と聞くと、大掛かりなシステムや専門知識が必要なイメージを持つ方もいるかもしれません。
しかし、歯科医院の業務効率化事例では、小さく始めるケースも多くあります。
例えば、
・まずは医院のホームページURLとFAQ（よくある質問）だけ登録して学習させる
・問い合わせ内容の傾向を確認して、少しずつ回答内容を増やしていく
このような導入方法も可能です。
生成AIチャットボット「chabee®」では、
初期費用0円、月額1万円から導入できるため、
費用を抑えて、まずは試してみたいという場合でも始めやすい仕組みになっています。
Q.小規模な歯科医院でも業務効率化事例はありますか？
はい。受付業務を1名のスタッフが担当している歯科医院様から、chabee®の導入により受付スタッフの負担軽減による業務効率化が叶ったとのお声をいただいています。
Q.AIチャットボットは間違った回答をしませんか？
Chabee®の開発にあたっては、AIらしさを抑えて自然な会話を実現する一方で、「自然だが、根拠のある回答しかしない」設計を徹底しています。学習した情報をもとに回答するため、医院ごとの情報を反映できます。また、質問・回答の履歴はすべて保存されているので、履歴の確認画面から回答の修正や再学習を行うことも可能です。
Q.専門的な内容にも対応できますか？
はい。医院でお持ちの情報を登録し、その情報を元に回答できます。また、回答できなかった質問についても、質問履歴から回答を登録したり、データを学習させることで、回答の精度を改善していくこともできます。
Q.学習させるデータは、どんな形式に対応していますか？
ファイル形式はテキストファイル（.txt）、Webサイト（.html）、PDFファイル（.pdf）、Wordファイル（.docx）、Excelファイル（.xlsx）に対応しています。
Q.初期費用や導入コストは？
スーパーライト・ライト・スタンダード・プロプランは初期費用0円でスタートできます。毎月の利用料はプラン毎に異なりますが、1万円～/月でご利用いただけます。
歯科医院では、診療中の電話対応や休診日の問い合わせなど、多くの業務が受付に集中しています。
特に、
・診療中に何度も電話が鳴る
・同じ質問への対応が繰り返される
・スタッフが少人数で対応している
・患者様対応中に別対応が発生する
こうした状況は、多くの歯科医院で起こっています。
今回ご紹介した歯科医院の業務効率化事例のように、AIチャットボットはスタッフの負担を軽減し、患者様対応へより集中できる環境づくりを支える仕組みです。
Chabee®では、歯科医院ごとの診療案内や予約方法、よくある質問などを学習し、医院に合わせた生成AIチャットボットを構築できます。
「うちでも活用できるのかな？」という段階でも問題ありません。
受付業務の効率化や問い合わせ負担の軽減をご検討中の方は、ぜひお問い合わせください。
👉 https://chabee.jp/index.php#contact （株式会社イズイズ chabee®開発チーム）
▲歯科医院の受付業務を効率化するAIチャットボット「chabee®」の詳細はこちら。初期費用0円・月額1万円から、小さく始められます。
株式会社イズイズ
わらさん
Webサイト・広告画像のデザインと実装を担当。
趣味は編み物。
アナログとデジタルのハザマでゆれる30代。