- コラム
「社内の問い合わせ対応に追われて本来業務が進まない」「何度も同じ質問をされる」「人によって回答が違ってしまう」——そんなお悩み、ありませんか？
この記事では、社内の“ちょっと聞きたい”をAIチャットボットで自動対応する方法をわかりやすく解説します。
導入ステップや具体的な活用例、オススメのツール「chabee」についてもご紹介。業務効率化の第一歩として、ぜひご活用ください。
「すみません、ちょっとお聞きしたいのですが…」
日々社内で飛び交うこの言葉、誰しも経験があるのではないでしょうか。
例えば総務や人事部門であれば「今月の給与明細はどこで見れますか？」「交通費精算の締め切りはいつですか？」といった質問。情シスであれば「社内Wi-Fiのパスワードが分かりません」「このソフトってインストールして大丈夫？」など。いずれも5分程度で答えられる内容かもしれませんが、それが1日に何件も繰り返されると大きな業務負担となります。
こうした“ちょっとした問い合わせ”の積み重ねが、担当者の集中力を削ぎ、本来取り組むべき重要業務の遅延につながってしまうのです。しかも内容は「以前にも聞かれたことがあるもの」がほとんど。ナレッジが蓄積されず、毎回ゼロベースで対応してしまう非効率が社内に蔓延している状態です。
さらに問題なのは、こうした対応が属人化しやすいという点です。特定の人しか答えられない業務ルールや社内手続きがブラックボックス化しており、担当者が不在のときに社内対応が止まってしまう…というケースも少なくありません。
一方で、質問する側の社員にとっても「ちょっと聞きたいけど、忙しそうで声をかけにくい」「返信が翌日になってしまって困った」といった小さなストレスが蓄積されています。これらは小さな課題のように見えて、社内全体のコミュニケーションロス・業務停滞の温床となりかねません。
このような“頻出だけど重要な質問”をどうにかできないか——
ここで注目されているのが、「AIチャットボット」を使った社内対応の自動化です。次章では、なぜチャットボットがこうした業務に最適なのかを詳しく解説します。
「社内チャットボット」と聞くと、FAQを検索するような定型応答ツールをイメージする方も多いかもしれません。しかし近年のAI技術の進化によって、“まるで人と会話しているような自然な応答”を行うチャットボットが登場し、社内業務の中でも大きな注目を集めています。
では、なぜAIチャットボットは“社内対応”にこそ向いているのでしょうか？その理由は、大きく分けて以下の5つです。
AIチャットボットは、社内マニュアルやFAQなどをあらかじめ学習させておくことで、「経費精算の方法は？」「有給申請はどの画面から？」といった質問に、秒単位で自動回答ができます。質問の度に人を介する必要がなくなり、対応の手間を大幅に削減できます。
担当者が席を外していたり、忙しかったりするタイミングでも、AIチャットボットならいつでも即レス。時間や曜日に縛られないことで、社員のストレス軽減や業務のスムーズな遂行に貢献します。
従来のキーワード検索型FAQとは異なり、AIチャットボットは自然言語処理によって、表現ゆれやあいまいな質問にも柔軟に対応できます。
たとえば「定期代ってどう申請するの？」という質問にも、「交通費精算の手順」として適切な答えを導くことができます。これにより、社員は“言葉を選ばず”気軽に質問でき、検索ストレスがなくなります。
チャットボットはすべての会話をログとして残すため、「どんな質問が多いのか」「どの部門からの問い合わせが多いか」といった社内の“困りごと”を可視化するツールとしても機能します。
この情報を元に、業務マニュアルの見直しや、ルール整備のヒントに繋がることも多く、業務改善のきっかけになります。
人を介した対応ではどうしても情報が属人化しがちですが、AIチャットボットに知識をまとめておくことで、誰かが退職・異動しても対応レベルが変わらないという安心感があります。
これは、中小企業など少人数で運営されている組織にとっては特に重要なポイントです。
このように、AIチャットボットは単なる便利ツールではなく、**「社内ナレッジの共有」「業務負担の軽減」「社員の満足度向上」**といった、企業運営全体の底上げにつながる力を持っています。
次章では、実際にAIチャットボットを導入する際のステップや、部門別の活用例を具体的にご紹介します。
AIチャットボットのメリットは理解できたものの、「実際どうやって導入するの？」という疑問を持つ方も多いかもしれません。ここでは、導入ステップと具体的な活用事例を紹介します。
① よくある質問を洗い出す
まず最初に行うのは、社内で頻繁に寄せられる問い合わせの洗い出しです。
「何度も聞かれるな」と感じていた内容をリスト化し、それをカテゴリごとに整理しておくことで、後の学習データとして活用できます。
② ドキュメントを整備し、AIに学習させる
社内規定やマニュアル、Q&A資料などをPDFやテキスト形式でまとめておきましょう。
これらをAIチャットボットに読み込ませることで、知識ベースとして活用され、社員からの質問に対して自動的に的確な回答が返せるようになります。
③ 社員への周知と使い方のレクチャー
いくら便利な仕組みでも、使われなければ意味がありません。全社向けに「こういう質問にはここに聞いてね」といった簡単なマニュアルを配布し、メール署名やイントラネットにリンクを設けるなど、社員の導線設計も大切です。
④ 効果測定と改善サイクル
導入後は、利用状況や回答ログを確認し、回答精度の改善や新たなQ&Aの追加を行うことで、より精度の高い運用へと進化していきます。
◾️総務部門
社内備品の申請方法
会議室の予約ルール
出張申請に関するフロー
→ 総務による“人力対応”を大幅に削減し、業務集中を可能にします。
◾️人事部門
勤怠システムの操作方法
有給休暇の取得条件
福利厚生の利用方法
→ 特に新入社員からの質問が多く、チャットボットが大活躍します。
◾️情報システム部門
ネットワーク障害時の対応方法
アカウント発行・再設定方法
ソフトウェアの操作方法
→ IT部門のリソース消耗を防ぎ、技術部門の生産性向上に貢献します。
◾️社内オンボーディング
初出勤日の流れ
ID/パスワードの配布手順
社内ルールや文化の紹介
→ “何を聞いたらいいかわからない”新人をサポートし、安心して立ち上がれる環境を構築します。
数あるAIチャットボットの中でも、特に中小企業の社内利用に適しているのが「chabee（チャビー）」です。
ここでは、その特徴と導入メリットを解説します。
chabeeは、社内で既に使用しているPDF・Word・Excelなどの資料をアップロードするだけで、自動的にAIが内容を学習。難しいシナリオ設計や専門的な初期設定は一切不要です。
さらに、Webサイトや社内ポータルへの設置もJavaScriptタグ1行を貼り付けるだけ。社内SEがいない企業でも、スムーズに設置可能です。
チャットボットは社内情報を扱うため、セキュリティも重要なポイントです。chabeeではユーザーごとに環境が分離されており、外部学習や他社へのデータ提供は行われません。
使用されているAI（OpenAI API）は、回答生成に使うだけで内容を学習しない設計となっており、情報漏えいの心配もありません。
chabeeは初期費用無料・月額30,000円〜（税別）と、中小企業でも無理なく導入できる価格帯。さらに、問い合わせ対応の削減や業務効率の向上を考えると、投資対効果の高さが際立ちます。
専門用語に不安がある企業にも安心して使えるよう、導入前の相談から運用フォローまでの伴走型サポートが充実。特にIT担当者がいない企業にとっては、非常に心強いサービスです。
毎日の社内業務の中で発生する、「これ、誰に聞いたらいいんだろう？」「また同じことを説明しなきゃ…」といった小さな非効率。
こうした“ちょっと聞きたい”の積み重ねが、実は大きな業務負担とコミュニケーションロスに繋がっていることに、多くの企業が気づき始めています。
AIチャットボット「chabee」を使えば、これらの社内問い合わせをスムーズに自動化し、本来の業務に集中できる時間と環境を取り戻すことが可能です。
少人数で運営する中小企業こそ、AIによる効率化の恩恵は大きいもの。
「まずはよくある質問から」「FAQだけでも任せてみよう」そんな一歩からでも、社内の働き方は大きく変わります。
AIチャットボットで、“聞く・答える”の時間をもっと自由に。
今こそ、社内のDXを身近なところから始めてみませんか？
Q. 導入にはどれくらいの時間がかかりますか？
最短で1営業日以内に利用を開始できます。設定もシンプルで、すぐに運用をスタートできます。
Q. ITやシステムの知識がないのですが大丈夫でしょうか？
問題ありません。管理画面は直感的に使える設計で、操作に迷うことはほとんどありません。導入支援も行っています。
Q. 今使っているFAQ資料をそのまま活かせますか？
はい。PDF・Word・HTML・テキストなど、さまざまな資料をそのままAIに学習させることができます。
Q. セキュリティや情報漏洩が心配です。
chabeeでは、OpenAIのAPIを利用しながらも、送信データがAIの学習に利用されることはありません。顧客データを含む内容にも配慮した設計になっています。
「うちの業務にも使えるかな？」
「何から始めたらいいかわからない…」
そんなときこそ、わたしたち開発チームにぜひご相談ください！
お客様の業種・業務内容・お困りごとを丁寧にヒアリングしながら、
chabeeの導入・カスタマイズ・活用方法まで一緒に考えます。
デモのご案内やお見積りだけでもOK！
お問い合わせはこちらから
👉 https://chabee.jp/index.php#contact （株式会社イズイズ chabee開発チーム）